من الضروري الاتصال بالمكتب الثقافي فور وصول المبتعث الى بلد الدراسة لحماية مصلحته الشخصية سوآءا كان هذا المبتعث طالباً أم موظفاً أم طالباً على حسابه الخاص، ويلزم تزويد المكتب بالمستندات التالية:
إن الهدف من مراجعة المبتعث للمكتب هو الاطلاع على كافة البيانات وتعبئة النماذج وإكمال إجراءات تسجيله وفتح الملف وإعطاؤه الرقم الخاص الذي يجب الإشارة اليه في جميع اتصالاته بالمكتب، وإعطاؤه أيضاً خطاباً موجهاً إلى المؤسسة التعليمية لتسهيل إجراءات التحاقه بها وإكمال بعض البيانات اللازمة. وإذا حالت الظروف دون مراجعة المبتعث للمكتب شخصياً فيجب عليه اعلام المكتب بذلك وتحديد العنوان الذي يمكن التواصل معه عليه.